Propuesta

1Lo que entendimos

Somos alquila mobiliario para eventos y ferias, en Buenos Aires y en el interior, hasta Neuquén. En una misma feria trabajan para varios clientes, cada uno en su stand y con su pedido.

Lo que más cuesta hoy

• Saber qué hay disponible y cuándo. Una silla no está ocupada sólo los días de la feria: se carga antes, viaja, se arma, se desarma y vuelve. En una feria de 48 horas en Neuquén, la mercadería puede estar afuera más de una semana.
• Organizar la logística: qué lleva cada camión, a qué feria y a qué stand.
• Controlar lo que vuelve: qué volvió, qué volvió roto y qué falta.
• Saber qué debe cada cliente: por qué pedido, qué pagó y qué falta cobrar.

Hoy usan Aurus, un sistema que sienten anticuado y poco flexible, y en el que no confían: el número que muestra no siempre es el real.

2Lo que proponemos

Un sistema hecho para la forma en que trabaja Somos. No se instala en sus computadoras: se usa desde el navegador, en la computadora y en la tablet; en el celular, para consultar.

4Etapas

Lo armamos por etapas para que empiecen a usarlo pronto y cada etapa sume sobre la anterior.

1. Etapa 1 El stock en el que se puede confiar

   • Artículos, clientes, eventos y modalidades de pago.
   • Pedidos con reserva, y la disponibilidad: lo confiable y lo que está en viaje.
   • Viajes: qué lleva cada camión, a qué feria y a qué stand.
   • Lo roto queda aparte; cuando se repara, vuelve con un movimiento simple.
   • Avisos cuando algo deja corto un pedido ya tomado.
   • Carga de los datos de hoy (ver la pregunta 9). Para el stock recomendamos un recuento el día que se empieza a usar, en vez de traer el número de Aurus.
   • Los acompañamos a buscar y elegir un sistema contable, de facturación y caja (ver la pregunta 8).

   Qué ganan: saber en todo momento qué hay, dónde está y cuándo vuelve, y tomar un pedido sabiendo si alcanza.

2. Etapa 2 Lo que debe cada cliente

   • Facturas asociadas a cada pedido.
   • Cobros, aplicados a cada factura.
   • Proyección de cobranzas: qué se cobra esta semana, la próxima y el mes que viene, y qué está vencido.

   Qué ganan: saber qué debe cada cliente, por qué pedido, y qué entra cada semana.

3. Etapa 3 Todo conectado

   • La conexión con el sistema contable elegido: si ese sistema lo permite, las facturas y los cobros llegan solos.
   • Si ese sistema no lo resuelve: pagos de compras, reparaciones y fletes, gastos fijos y proyección de caja.

   Qué ganan: no cargar dos veces lo mismo, y ver la caja de las próximas semanas.

4. A futuro

   • El plano de la feria, con la mercadería de cada stand.
   • Ayuda para acomodar la carga del camión.
   • Aviso de stock justo, según lo que se suele romper de cada artículo. Necesita historia: se calcula con lo que se registre en las primeras etapas.

   Qué ganan: planificar el armado sobre el plano y saber antes qué va a quedar justo.

5. Según sus respuestas

   • La tablet del depósito: cada paso del viaje confirmado donde pasa, con la firma del fletero y la foto del stand (ver las preguntas 4 y 15).
   • Las reparaciones completas: talleres, fechas de regreso y costo (ver la pregunta 2).

   Qué ganan: el control de la vuelta hecho en el momento, y saber qué está en el taller, cuánto cuesta y cuándo vuelve.

5Qué incluye y qué no

Todo lo de las etapas está incluido. Esto queda afuera, a propósito:

• Emitir facturas y llevar la contabilidad

  La factura se asocia al pedido, no se emite desde acá. Para emitir y llevar la contabilidad hay sistemas especializados y económicos; nos conectamos con el que elijan.

• El libro de caja

  Lo lleva el sistema contable, y llevarlo acá también sería cargar dos veces lo mismo. La proyección de caja usa el saldo de hoy y los gastos fijos estimados.

• Trabajar sin conexión a internet

  Si en las ferias o en el depósito no hay buena señal, lo evaluamos y lo presupuestamos aparte (ver la pregunta 4).

6Por qué no un sistema de los que ya existen

Los sistemas de gestión pensados para vender, como Aurus, tratan el stock como algo que se consume: no pueden mostrar mercadería que se va y vuelve. Por eso el número no cierra, y no se arregla configurando.

Los sistemas de alquiler que existen son de afuera: se pagan en dólares o euros, no facturan en la Argentina y no tienen soporte acá. Y ninguno contempla una feria con muchos stands de distintos clientes.

7Preguntas para responder

1. 1

   Disponibilidad

   Al armar un pedido, el sistema les muestra dos números para las fechas del evento: cuántas hay hoy en el depósito y cuántas vuelven de otra feria antes de esa fecha. ¿Les sirve verlos por separado para decidir si toman el pedido?

2. 2

   Roturas y reparaciones

   • ¿Se le cobra al cliente lo que se rompió durante el evento? ¿Piden un depósito en garantía?
   • ¿Tienen reparación propia o lo mandan a un taller?
   • ¿Les sirve seguir cuánto cuesta cada reparación y cuándo vuelve lo que mandaron?
3. 3

   Proveedores

   Cuando no les alcanza un artículo, ¿se lo alquilan a otro proveedor o sólo compran?

4. 4

   Señal y tablet

   • ¿Hay buena conexión a internet en las ferias y en el depósito?
   • ¿Quién carga los datos en el depósito y quién en la feria?
   • ¿Tienen tablets?
5. 5

   Artículos

   ¿Una foto por artículo o varias? ¿Usan el peso para armar el camión?

6. 6

   Camiones

   Los fletes son de terceros. ¿Trabajan siempre con los mismos fleteros? ¿El fletero les informa cuánto entra en el vehículo (volumen y peso)? ¿Cómo les cobra: por viaje, por kilómetro u otra forma?

7. 7

   Precios

   • ¿Tienen una lista de precios o varias?
   • ¿El precio es por evento o por día?
   • ¿Hay descuentos por cantidad?
   • ¿El flete, el armado y el desarme se cobran aparte? ¿Van en el pedido como un renglón más?
8. 8

   Sistema contable

   • ¿Cuánto les cotizaron Bejerman y «Plataforma»? ¿Cuál es la página de «Plataforma»?
   • ¿Qué les gustó de cada uno? ¿Qué módulos pidieron?

   Les podemos ayudar a buscar alternativas, pero necesitamos entender qué buscan de ese sistema.

9. 9

   Datos de hoy

   El sistema importa todos los datos desde planillas, pero necesitamos saber cómo sacarlos de Aurus. ¿Pueden exportar a Excel los artículos, los clientes, el stock y los pedidos abiertos? ¿Quién sabe hacerlo? El stock de Aurus sirve de punto de partida, pero recomendamos contarlo el día que se empieza a usar el sistema: es la forma de arrancar con un número confiable.

10. 10

    Quiénes lo usan

    ¿Cuántas personas y con qué tareas (ventas, depósito, logística, cobranzas)?

11. 11

    Facturas y cobranza

    • ¿Desde cuándo corre el plazo de pago: desde que se confirma el pedido, desde que empieza o cierra la feria, o desde la fecha de la factura?
    • Cuando un pedido se factura en partes (por ejemplo, 40% y después 60%), ¿las partes siguen siempre la modalidad de pago acordada o se deciden en cada caso?
12. 12

    Depósitos

    ¿Tienen previsto sumar algún otro depósito a futuro?

13. 13

    Retiro por el cliente

    ¿Hay clientes que retiran y devuelven ellos la mercadería en el depósito, o siempre la lleva y la trae Somos?

14. 14

    IVA y retenciones

    • ¿Cotizan con IVA incluido o «+ IVA»?
    • ¿Hay clientes que les retienen al pagar (IVA, Ganancias, Ingresos Brutos)?
15. 15

    Remito y constancia

    ¿Hoy el fletero firma un remito en papel al cargar? ¿Les sirve la foto del stand armado como constancia de la entrega?

8Cómo seguimos

1. Revisamos sus respuestas.
2. Ajustamos el alcance de cada etapa.
3. Les presentamos la propuesta final, con plazos y precio por etapa.